Die Arbeitsbelastung hat in den deutschen Büros in den letzten Jahren stetig zugenommen. Mit wirksamen Methoden gelingt es, alle Aufgaben zu erledigen und rechtzeitig in den Feierabend zu starten.

Effiziente Selbstorganisation statt Burn-out

Papierberge auf dem Schreibtisch, unzählige E-Mails im Posteingang, stundenlange Konferenzen ohne Pause: Das ist Alltag in deutschen Büros. Immer häufiger leiden Mitarbeiter unter dem gefürchteten Burn-out. Selbst wer nicht bis zur völligen Erschöpfung arbeitet, klagt über Stress und Überlastung. Die Ursache liegt in der häufig zitierten Arbeitsverdichtung. Sie führt dazu, dass immer mehr Arbeit von immer weniger Mitarbeitern zu erledigen ist. Um Termine, E-Mails und Aufgaben wieder unter Kontrolle zu bekommen, ist eine effiziente Selbstorganisation erforderlich. Auf den ersten Blick ist diese Erkenntnis sicher nicht überraschend. Wer die einfachen Tricks des Zeit- und Selbstmanagements aber ausprobiert hat, wird vom Erfolg überzeugt sein. Konsequent angewandt, versprechen sie, schneller mit der Arbeit fertig zu sein. Ein früher Feierabend rückt damit in greifbare Nähe.

Zeitmanagement kann man lernen

Wenn Sie bei der Arbeit ständig das Gefühl haben, zwischen Terminen und E-Mails aufgerieben zu werden, ist es an der Zeit, die wichtigsten Grundlagen des effektiven Zeitmanagements zu lernen. In eigens entwickelten Seminaren erfahren Sie, welche Tipps und Tricks Ihnen dabei helfen. Diese Tipps haben sich trotz der Verwendung von neuen Technologien in den vergangenen Jahren kaum verändert. Obwohl Internet, E-Mail und mobile Endgeräte in den Büros Einzug gehalten haben, gelten noch immer die bewährten Regeln für ein effizientes Zeitmanagement. Wenn Sie die Grundlagen verinnerlicht haben, können Sie sie ein ganzes Berufsleben lang anwenden. Zeitmanagementseminare werden häufig von den örtlichen Volkshochschulen angeboten. Viele Arbeitgeber setzen auch auf interne Seminare, damit die Mitarbeiter mit ähnlichen Inhalten geschult werden. Im Idealfall nehmen Sie einmal an einem Kurs teil und erlernen dort die wichtigsten Grundlagen in Theorie und Praxis.

Priorisieren ist das oberste Gebot

Eine der wichtigsten Regeln für ein gutes Zeitmanagement lautet: „Priorisieren Sie!“ Bei einer Priorisierung erstellen Sie eine Reihenfolge aller Aufgaben, die während eines Arbeitstags zu erledigen sind. Im Idealfall sammeln Sie zunächst alles, was im Lauf des Tages zu tun ist. Wenn Sie sich schriftliche Notizen machen und eine Liste zusammenstellen, gewinnen Sie einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Sobald alle Aktivitäten erfasst sind, erstellen Sie eine Reihenfolge. Dazu können Sie jeden Punkt mit dem Buchstaben A, B oder C versehen. Achten Sie darauf, dass Sie gleiche Aufgaben mit dem gleichen Buchstaben beschriften. Telefonate erhalten beispielsweise den Buchstaben A, E-Mails werden in die Kategorie B sortiert. Am Ende fassen Sie alle Aufgaben mit dem Buchstaben A zu einem Block zusammen, der an einem Stück abgearbeitet werden kann. Bei den weniger wichtigsten Aktivitäten B und C gehen Sie genauso vor. Durch die Einsortierung von gleichen Arbeiten in die gleiche Gruppe gelingt die Abarbeitung schneller und Sie verzetteln sich weniger durch den ständigen Wechsel zwischen einzelnen Aktivitäten.

Wenn es Ihnen schwer fällt, eine Reihenfolge anhand der Buchstaben A, B und C zu erstellen, können Sie alternativ Zahlen verteilen. Dann erhält die wichtigste Aufgabe des Tages die Zahl 1, alle weiteren Punkte werden auf die zweite, dritte und vierte Position sortiert. So entsteht eine Reihenfolge aller Arbeitsaufgaben, die Sie während des Tages erledigen sollten. Sobald Sie mit einer Position fertig sind, können Sie diese von Ihrer Liste streichen. So verschaffen Sie sich schnell einen Überblick, was bereits erledigt ist. Außerdem ist es ein gutes Gefühl zu sehen, wie viel Sie im Lauf eines Arbeitstages schon abgearbeitet haben.

Wenn Sie nicht gerne mit Papier und Stift arbeiten, können Sie eine Prioritätenliste auch mit Hilfe eines Computerprogramms erstellen. Auf vielen Smartphones oder Tablets sind entsprechende Programme installiert. Diese können Sie zur bequemen Erarbeitung einer Aufgabenliste verwenden. Mit Hilfe einer solchen Software sind alle Aktivitäten zügig erfasst, priorisiert und am Ende als „Erledigt“ markiert.

Arbeit darf abgegeben werden

Vielleicht stellen Sie anhand Ihrer Aufgabenliste fest, dass Sie unmöglich alles erledigen können, was im Lauf des Tages ansteht. Eine weitere wichtige Regel für ein gutes Zeitmanagement lautet, dass nicht jede Arbeit von Ihnen selbst getan werden muss. Viele Dinge können Sie weitergeben, weil sie von einem Kollegen, von der Assistentin oder von der Nachbarabteilung schneller und mit weniger Aufwand erledigt werden können. Vielleicht fällt eine Aktivität nicht direkt in Ihren Zuständigkeitsbereich. Vielleicht ist ein Kollege besonders geschickt in der Erstellung von Präsentationen. Vielleicht geht die Assistentin sehr versiert mit dem Textverarbeitungsprogramm oder der Tabellenkalkulation um. Vielleicht können Sie als Vorgesetzter aber auch Arbeiten an Ihre Mitarbeiter abgeben. Am besten überlegen Sie schon bei der Erstellung Ihrer Aufgabenliste, ob Sie tatsächlich alles selbst machen müssen oder ob einzelne Punkte von helfenden Händen erledigt werden können. Dadurch verschaffen Sie sich mehr Zeit für alles, was unbedingt von Ihnen selbst gemacht werden muss.

Die Einordnung Ihrer anstehenden Aufgaben nehmen Sie anhand von vier Kategorien vor. Dazu schätzen Sie alle Aktivitäten anhand der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ ein. Was gleichermaßen wichtig und dringend ist, erledigen Sie selbst. Alle wichtigen, aber nicht dringenden Aktivitäten legen Sie sich auf einen festen Zeitpunkt und arbeiten sie dann ab. Aufgaben, die lediglich dringend sind, können Sie sicher an einen Kollegen, an die Assistentin oder an einen Mitarbeiter abgeben. Was nicht wichtig und nicht dringend ist, muss gar nicht bearbeitet werden, sondern kann von der Aufgabenliste gestrichen werden. Diesen einfachen Zeitmanagement-Ansatz bezeichnet man als Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihre täglichen Aufgaben nach diesem Prinzip zu priorisieren, legen Sie die Grundlage für einen entspannten Arbeitstag, der am Abend Zeit für einen pünktlichen Feierabend lässt.

Ein Termin mit sich selbst schafft Freiraum

Manche Dinge müssen Sie zwingend selbst erledigen. Nach dem Eisenhower-Prinzip sind dies wichtige und dringende Aufgaben. Das kann beispielsweise die Erarbeitung eines Konzepts oder die Erledigung eines Telefonats mit einem Großkunden sein. Für solche Aufgaben benötigen Sie Zeit und Ruhe. Manches muss zuerst genau durchdacht werden, bevor Sie es zu Papier bringen können. Sie verschaffen sich in Ihrem Terminkalender Raum für solche wichtigen Dinge, wenn Sie einen Termin mit sich selbst vereinbaren. Wenn Sie mit einem elektronischen Kalender arbeiten, in den alle Termine eingetragen werden, blockieren Sie sich die benötigte Zeit. In diesem Zeitraum sollten Sie absolut ungestört arbeiten können. Leiten Sie das Telefon um oder schalten Sie den Anrufbeantworter ein. Die Bürotür schließen Sie hinter sich, um in Ruhe nachzudenken. Im Großraumbüro ist das schwieriger. Dennoch können Sie Ihre Kollegen bei Störungen höflich bitten, zu einem späteren Zeitpunkt wiederzukommen. Wenn Sie hier konsequent bleiben, sollte es Ihnen leichter gelingen, wichtige und dringende Arbeiten in der gebotenen Zeit durchzuführen.

So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

Die elektronische Kommunikation hat das persönliche Gespräch oder das Telefonat in vielen Büros weitgehend abgelöst. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und an den Empfänger adressiert. Ein Nachteil des elektronischen Austauschs ist allerdings eine unglaubliche E-Mail-Flut, über die sich viele Mitarbeiter beklagen. Rund 200 neue Mails im Posteingang pro Tag sind in vielen Firmen keine Seltenheit. Um diese Menge zu bewältigen und wichtige und dringende Anfragen von überflüssigem Schriftverkehr zu unterscheiden, benötigen Sie klare Regeln für die Bearbeitung. Versuchen Sie, nur ein- oder zweimal am Tag in Ihren Posteingang zu schauen. Lesen Sie Ihre Mails und ordnen Sie sie in einzelne Kategorien ein. Dazu können Sie sich beispielsweise getrennte Ordner im Posteingang erstellen. Jede Mail verschieben Sie sofort nach dem Lesen in einen Ordner. Nach dem Eisenhower-Prinzip können Sie Ihre Post wiederum in die Kategorie „Wichtig“ und „Dringend“ einsortieren und Mails entweder selbst sofort bearbeiten, terminieren oder zur Bearbeitung weiterleiten. Versuchen Sie, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sofort nach dem Lesen in die passende Kategorie einzusortieren. So bleibt Ihr Posteingang leichter überschaubar.

Fazit – einfache Regeln für mehr Effizienz

Angesichts der zunehmenden Arbeitsbelastung, der sich viele Mitarbeiter ausgesetzt sehen, ist ein effektives Zeitmanagement unerlässlich. Mit leicht verständlichen Regeln und etwas Konsequenz sollte es gelingen, auch einen vollen Arbeitstag gelassen zu überstehen und mit einem guten Gefühl in den wohlverdienten Feierabend zu starten.