Sie planen eine Veranstaltung? Dann sollten Sie diese so früh wie möglich bei der zuständigen Behörde anmelden. Alles was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie hier.

Öffentliche Veranstaltungen gehören zu den Höhepunkten vieler Vereine und Unternehmen. Egal ob ein Fest, Konzert oder Theaterabend – die Veranstalter geben alles, um solche Einzelaktionen perfekt zu organisieren.

Doch häufig wird dabei eins übersehen: Öffentliche Ereignisse benötigen eine Erlaubnis der kommunalen oder regionalen Behörde. Eine vergessene Anmeldung ist besonders ärgerlich. Im schlimmsten Fall, muss die gesamte Veranstaltung abgesagt werden. Deshalb gilt: Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Genehmigung Ihrer Veranstaltung.

Welche Veranstaltungen müssen Sie anmelden?

Für eine kleine Party im privaten Rahmen benötigen Sie in der Regel keine Genehmigung. Erst wenn Sie ein öffentliches Ereignis planen, müssen Sie je nach Vorhaben einige Behörde über die Aktion informieren. Doch wann gilt eine Veranstaltung als öffentlich? Sobald der teilnehmende Personenkreis nicht abgrenzbar ist oder sich die Teilnehmer untereinander bzw. zum Veranstalter nicht verbunden fühlen, ist davon auszugehen, dass es sich um ein öffentliches Event handelt.

Die Anzahl der Teilnehmer ist als Hinweis über die Art der Veranstaltung zu werten. Ab einer Größenordnung von etwa 100 Personen wird es schwierig, noch von einem privaten Ereignis zu reden. Doch nichts ist unmöglich. Gerichte haben bereits türkische Hochzeiten mit über 800 Besuchern als privat anerkannt. Schließlich ist diese Teilnehmerzahl nicht unüblich ist für solche Veranstaltungen. Außerdem gilt: Organisieren Sie eine private Feier im Freien, müssen Sie diese unter Umständen ebenfalls anmelden.

Warum müssen Sie öffentliche Veranstaltungen anmelden?

Die Anmeldungspflicht öffentlicher Veranstaltungen dient zum einen der Sicherheit und liegt zum anderen in Ihrem Interesse. Egal ob auf einem Privatgelände oder im öffentlichen Verkehrsraum – als Veranstalter eines öffentlichen Ereignisses sind Sie verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit der Besucher, Mitarbeiter, Nachbarn und Öffentlichkeit. Damit dabei nichts schiefgeht, erhalten Sie Unterstützung von der öffentlichen Verwaltung. Zum Beispiel schaltet das Ordnungsamt ab einer Teilnehmerzahl von 400 Personen automatisch die Feuerwehr ein.

Darüber hinaus gilt eine Genehmigung als Art Versicherung für die Durchführung Ihrer Aktion. Was für Sie und Ihre Gäste eine tolle Sache ist, kann für die Nachbarn schnell zur Belästigung werden. Mit einer Genehmigung liegen Sie auf der sicheren Seite. Sie können Ihre Veranstaltung wie geplant (und genehmigt) durchführen, ohne dass andere Personen den Abbruch herbeiführen können. Eventuell erhalten Sie sogar eine Sperrstundenverkürzung. Das heißt, Ihre Veranstaltung darf dann über die gewöhnliche Sperrzeit hinaus andauern.

Zuständigkeiten

Generell benötigen Sie für eine öffentliche Veranstaltung die Zustimmung Ihrer Kommune. Das Ordnungsamt muss Ihr Vorhaben genehmigen, ansonsten darf das Ereignis nicht stattfinden. Planen Sie den Ausschank alkoholischer Getränke benötigen Sie zusätzlich eine Schankerlaubnis. Diese erhalten Sie ebenfalls von der Kommune genauso wie eine Sperrstundenverkürzung.

Haben Sie vor, auf Ihrer Veranstaltung fremde Musik live oder über Lautsprecher abzuspielen, müssen Sie dafür die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) einschalten. Sie ist zuständig für die Musiklizenzierung. Laut Urheberrecht ist die Nutzung fremder Musik bei öffentlichen Veranstaltungen gebühren- und genehmigungspflichtig. Findet Ihre Veranstaltung in einem Park oder Wald statt, ist meist eine weitere Behörde einzuschalten.

In Nordrhein-Westfalen ist das die sogenannte Landschaftsbehörde. Sie ist zuständig für den Naturschutz und die Landschaftspflege. Sie entscheidet über die Nutzung landschaftlicher Flächen. In allen anderen Bundesländern gibt es ähnliche Behörden. Bei Betriebsfeiern und -ausflügen kann es zwecks Versicherungsschutzes hilfreich sein, vorab die zuständige Berufsgenossenschaft zu informieren. Außerdem müssen Sie bei größeren Veranstaltungen die Polizei, Feuerwehr und der Sanitätsdienst bzw. das Krankenhaus in die Planung einbeziehen.

Besonderheit Feuerwerk

Sie möchten Ihre Veranstaltung mit einem Feuerwerk krönen? Dann brauchen Sie dafür eine Ausnahmegenehmigung der örtlich zuständigen Behörde. Diese händigt Ihnen ein Antragsformular aus, welches Sie mindestens vier Wochen vor dem Ereignis abgeben müssen. Erst nach Genehmigung Ihres Antrags sind Sie überhaupt berechtigt, das Feuerwerk zu kaufen. Zuständig ist die Kommune am Austragungsort des Feuerwerks. Ihr Wohn- oder Unternehmensstandort ist nicht ausschlaggebend. Die Genehmigung kostet zwischen 20 und 80 Euro. Sie unterliegt einem festen Zeitplan, den Sie streng einzuhalten haben. Eventuell erteilt die Behörde zusätzliche Auflagen, wie zum Beispiel die Bereitstellung eines Feuerlöschers oder die Unterlassung bestimmter Artikel, die eine Brandgefahr darstellen. Findet das Feuerwerk nicht auf Ihrem eigenen Grundstück statt, benötigen Sie zusätzlich eine schriftliche Zustimmung des Grundstückbesitzers.

Besonderheit Sky-Beamer

Immer häufiger werden öffentliche Ereignisse von einem Sky-Beamer begleitet. Dabei handelt es sich um einen Beamer, der in den Himmel strahlt. Auf diese Weise können Sie Werbebotschaften vermitteln oder für eine besondere Attraktion sorgen. Planen Sie die Verwendung dieser Technologie, brauchen Sie dafür eventuell eine Sondergenehmigung. Unter anderem hängt das vom Namen des Gerätes, der Wattzahl und dem Lampentyp ab.

Daneben spielen der gewünschte Einsatzort, die Einsatzdauer und der Abstrahlwinkel eine entscheidende Rolle. Unter Umständen müssen Sie für die Verwendung des Beamers auch eine Gebühr entrichten. Das ist vor allem dann üblich, wenn Sie Werbung in den Himmel strahlen möchten. Hilfreich ist es, außerdem die Deutsche Flugsicherung über den Einsatz eines Sky-Beamers zu informieren. Dieser könnte den Flugverkehr stören. Gleiches gilt für astronomische Anlagen oder Sternwarten, die sich in der Nähe des Beamers befinden. In solch einem Falle, sollten Sie die Verwendung des Gerätes mit diesen Einrichtungen abstimmen.

Veranstaltungen im öffentlichen Verkehrsraum

Sie planen ein öffentliches Ereignis auf einem Gelände, das jedem Bürger frei zugänglich ist oder von einer Gemeinde bewirtschaftet und unterhalten wird? Dann müssen Sie vor der Anmeldung zahlreiche Details klären.

Die Behörden verlangen auf jeden Fall folgende Angaben:

– Beeinflusst die Veranstaltung den öffentlichen Verkehrsraum? Möchten Sie eine Straße bzw. einen Straßenabschnitt benutzen?
– Planen Sie die Nutzung fliegender Bauten (zum Beispiel Zelte, Tribünen oder Fahrgeschäfte)?
– Welche Unterhaltungsangebote sind vorgesehen (Künstler, Feuerwerk, Sky-Beamer)?
– Wollen Sie Speisen und Getränke ausschenken?
– Kommen Jugendliche zu Ihrer Veranstaltung?
– Wie möchten Sie für die Veranstaltung werben?
– Wie möchten Sie die Sicherheit während des Ereignisses gewährleisten? Haben Sie ein Sicherheitskonzept entwickelt?
– Besteht die Gefahr der Lärmbelästigung? Wie planen Sie die Anwohner zu informieren?

All diese Fragen sind wichtig, um einen reibungslosen Ablauf Ihres Events zu garantieren. Sie müssen verschiedene Gesetze, wie beispielsweise das Jugendschutzgesetz oder die Richtlinie für fliegende Bauten des jeweiligen Bundeslandes, einhalten. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, kann es sinnvoll sein, eine professionelle Agentur einzuschalten. Eventplaner machen Ihre Feier nicht nur inhaltlich zu einem Highlight. Sie sind auch bestens mit den gültigen Vorschriften vertraut. Die Experten unterstützen Sie beim Genehmigungsverfahren. Bei Bedarf übernehmen sie auch die komplette Planung Ihrer Veranstaltung.

Öffentliche Veranstaltungen auf einem Privatgelände

Auch bei öffentlichen Veranstaltungen auf einem Privatgelände sind Sie als Veranstalter für die Sicherheit Ihrer Gäste und der Öffentlichkeit zuständig. Häufig sind dafür die Vorschriften der Versammlungsstättenverordnung zu beachten. Diese ist in Deutschland länderspezifisch geregelt. Unter anderem enthält sie Anforderungen an den Brandschutz und Besonderheiten bei der Gebäudeausrüstung. Die Straßenverkehrsordnung ist für Aktionen auf privaten Grundstücken nicht anwendbar. Dennoch besteht eine Anzeigenpflicht bei der zuständigen Verkehrsbehörde, wenn sich Ihr Event auf den öffentlichen Straßenverkehr auswirkt. Das ist häufig der Fall, wenn Sie etliche Parkplätze benötigen oder die Anfahrt Ihrer Gäste Verkehrsstaus erzeugt.

Was kostet die Anmeldung einer öffentlichen Veranstaltung?

Je nach Veranstaltungstyp und Bundesland entstehen für die Anmeldung verschiedene Kosten. Über die genaue Höhe entscheiden die Kommunen eigenverantwortlich. In manchen Fällen ist die Anmeldung selbst gebührenpflichtig. Die Erteilung einer gaststättenrechtlichen Gestattung für den Verkauf bzw. Ausschank von Getränken und Lebensmitteln ist ebenfalls mit Ausgaben verbunden genauso wie eine Sperrzeitverkürzung. Eine Ausnahmegenehmigung für Feuerwerke oder einen Sky Beamer kostet zusätzlich. Eventuell brauchen Sie auch eine GEMA-Lizenz.

Fazit

Sicher empfinden Sie das Anmeldeprozedere für eine öffentliche Feier zunächst als lästigen Papierkram. Doch eins ist Fakt: Die Anmeldepflicht erfüllt verschiedene Funktionen. Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung gibt Ihnen eine Garantie, um Ihr geplantes Event umsetzen zu dürfen. Außerdem hilft das Verfahren, die Sicherheit während der Aktion zu gewährleisten. Da der Prozess in Deutschland nicht einheitlich geregelt ist, sollten Sie bei der Planung eines Ereignisses frühstmöglich die örtlich zuständige Behörde einschalten.

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